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月曜日の午後は危険!? 「メール誤送信」のうっかりミス防止法3つ

メールには「添付しました」と書いたのに、肝心の資料を付け忘れてしまった……こんな経験、ありませんか?

毎日仕事をしていると、どうしても起きてしまうメールの誤送信。あなたもきっと身に覚えがあるはず。

エムオーテックス株式会社が実施した「Webメールサービスの利用実態」によると、こういった誤送信を経験しているビジネスマンは約半数以上もいるということが明らかに!

そこで今回は、同調査データを参考にしつつ、誤送信を防ぐためのテクニックについてご紹介します。

 

月曜の午後は危険!?

『closet』の過去記事「仕事のミスは“月曜日の午後”に多いと判明!ミスを減らす7か条とは」によると、仕事のミスがもっとも発生しやすいのは、月曜日の午後とのこと。

休み明けで、まだまだ頭がお仕事モードになっていないせいかもしれませんね。

 

■約半数が誤送信経験者!

エムオーテックス株式会社が実施した「Webメールサービスの利用実態」で、“誤送信メール”について聞いてみたところ、約半数(45.7%)のビジネスマンが「誤送信をしたことがある」と回答。しかも、2~4回ほど誤ったメールを送ったことがあるユーザーは7割以上(72.3%)もいることが明らかになりました。

たった1人の社員がメールを誤送信したことによって、会社に大きな損失を与えかねないにも関わらず、意外と誤送信をしてしまうビジネスマンが多いようですね。何度か繰り返しているということは、それだけ“情報漏洩”に対する意識も低いのかも?

一方、誤送信対策について聞かれると、「送信前の目視確認・指さし確認(57.1%)」や「誤送信防止ツールを使用している(12.9%)」など何らかの対策を講じている人も多いという結果に。また誤送信が判明した場合、「上司に報告(28.2%)」、「送信先にメール削除を依頼(45.7%)」といった対処をしているようです。

 

■メール誤送信の予防策

(1)メールの設定を変更する

通常、メールを作成し終えると送信ボタンを押しますよね。誤送信を防ぐための対策として、メールの設定を変更してみてはいかがでしょう。

すぐに送信しない設定にすることで、作成したメールは一旦、送信トレイに保存され、再び送信ボタンを押さなければ送れなくなります。流動的にメールを送るのではなく、確認する機会を自ら作り、誤送信を防いでいきましょう。

 

(2)常にアドレス帳を整理する

アドレスの選択ミスも誤送信の原因の1つ。こういった選択ミスを防ぐためには、常にアドレス帳を整理しておく必要があります。会社ごとに分類しておくだけでも誤送信の確率は低くなりますよ!

 

(3)何度も指さし確認を!

基本的なことですが、メールを送るときは何度も指さし確認をして“アドレス”や“添付資料”など、ミスがないかよくチェックしましょう。わざわざ送信トレイに入れるのが面倒なら、細部まで徹底的に確認する必要があります。

 

いかがでしたか?

たとえ本人にとっては小さなミスでも、会社にとって“大きな損害”となる可能性もあるのです。

月曜日の午後は特にミスも多くなりがちだそうなので、「私は大丈夫!」と豪語せず、メールを送るときは細かいところまで確認しましょうね。

 

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【参考】

※ Webメールサービスの利用実態 – エムオーテックス株式会社